Você provavelmente já ouviu falar no 5S, mas se ainda não aplicou na sua empresa, essa é uma ótima oportunidade de reorganizar o ambiente em um trabalho em grupo com a sua equipe. De origem japonesa, o programa 5S – também conhecido como Housekeeping – traz, ao mesmo tempo, simplicidade e eficiência a um ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos. Apesar de ter sido desenvolvida depois da segunda guerra mundial, esta ferramenta revela-se atualmente como uma poderosa alternativa para promover a conquista de melhores desempenhos e de resultados corporativos muito mais eficazes, através de processos mais enxutos, simplificados e organizados.

Vamos lá, para saber do que estamos falando, e conhecer o que são os 5S. Abaixo traduzimos para que possa entender melhor.

Seiri = utilização

Esse primeiro S exige que façamos a pergunta: Isso é necessário? Caso a resposta seja negativa, é hora de se desfazer daquilo. Caso o documento seja físico, talvez esse seja o momento de digitalizá-lo, mas vale lembrar da importância de ter o backup dos computadores.

Seiton = organizar

Com esta fase pretende-se organizar o material ou arquivos da empresa de forma que os mesmos sejam encontrados de forma rápida. Para que isso ocorra, os arquivos podem ser organizados em ferramentas como Drive e Dropbox, que podem ser compartilhados com outros funcionários, e podem ser separados por datas e com uma lógica na nomenclatura. Com relação ao material, o ideal é utilizar gavetas e etiquetas para que tudo fique em um único lugar de uma forma ordenada.

Seiso = limpar

Para proporcionar um ambiente saudável, reduzir a possibilidade de acidentes, melhorar o relacionamento interpessoal e a conservação das máquinas, equipamentos e produtos através da eliminação de resíduos e sujeiras no local de trabalho.

Seiketsu = normalizar

É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão. Seu propósito principal é padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor.

Shitsuke= integridade

A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa.

Você deve estar questionando quais são os benefícios dessa metodologia? Com a aplicação do 5S você permite que os processos fiquem mais organizados e proporciona a sua equipe um ambiente mais harmonioso para se trabalhar, além de ter melhor aproveitamento do tempo, com a segurança no local de trabalho aumentando, assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade.